My Workflow – From First Contact to Final Image
I’m excited to guide you through my creative process that leads to the final images, always with the goal of perfectly reflecting my clients’ needs.
1. First Contact
Yeah! A client shows interest in my services. My first step is to have a personal phone call with the client. This gives me the chance to ask questions and get a feel for how we can best work together. I learn more about the company, its values, and how I can support them.
2. Questions, Questions
If there is interest, we dive into the details. I send a comprehensive questionnaire to gather precise information about the project. This includes the purpose of the shoot, target audience, product details, number of images, usage, brand guidelines, budget, and more.
This questionnaire helps me make sure nothing is overlooked. It also shows if the client has thought carefully about the shoot. Many questions are already answered by phone, but I prefer to have everything in writing. When managing multiple projects, important details can otherwise get lost.
3. The Quote
Based on the information received, I prepare a detailed quote. This includes a rough timeline and information about the need for a deposit to secure the shooting date.
You can find a detailed explanation about my quotes here.
4. Deposit
For projects over CHF 2,000 or where I require some security, I ask for a 30% deposit of the production costs after the quote is confirmed.
5. Timeline
After receiving the deposit, I create a detailed schedule with milestones and the shooting date to keep the client informed throughout the process.
6. Shooting Plan
Once the timeline is confirmed, I prepare a comprehensive shooting plan including goals, deliverables, product and brand study, mood board, reference images (sketches/mockups), and, if applicable, a model list with call sheet, timeline, etc.
Once approved, I can share this plan with stylists, assistants, models, or retouchers so everyone is aligned.
7. Pre-Production: Set Building & Props
With the approved shooting plan, I create a shopping and to-do list to prepare for set construction and sourcing props. This involves shopping, painting, crafting, and more.
8. Photoshoot
The actual highlight is the photoshoot, which usually takes one or more days. Interestingly, this is a very small part compared to the entire process.
9. Post-Production
After the shoot comes post-production, where I edit the images and take the time to optimize every detail.
10. Image Delivery
Whenever possible, I send the edited images a few days early to allow the client to request any corrections.
I first share the images via a photo gallery, where the client can view but not download them. This prevents the risk of publishing the wrong images. Once approved, the final images are delivered via Dropbox.
11. Billing
Yay! The client is happy! I then send the final invoice.
The entire process usually takes about 4-10 weeks, depending on the project size. Of course, I stay flexible and adapt the workflow to the project and client. This structured approach helps me keep track and ensures everyone involved fully understands the effort and process behind the shoot. It’s also important to me to allocate enough time per phase, so there’s some buffer in case of illness, delivery delays, or other issues.
Any questions?
Talk soon!
Rachel
Mein Prozess - Von der Anfrage zum fertigen Bild
Ich freue mich, dich durch meinen kreativen Prozess führen zu können, der zur Entstehung meiner Bilder führt. Dies immer mit dem Ziel, die Bedürfnisse meiner Kund:innen perfekt widerzuspiegeln.
1. Erster Kontakt
Yeah! Eine Kundin hat bei mir angebissen und interessiert sich für meinen Service. Mein erster Schritt ist, einen persönlichen Anruf mit der Kundin zu führen. Hier habe ich die Möglichkeit, Fragen zu stellen und ein Gespür dafür zu entwickeln, wie die Zusammenarbeit am besten funktionieren wird. Dabei erfahre ich mehr über das Unternehmen, seine Werte und wie ich unterstützen kann.
2. Fragen über Fragen
Bei Interesse gehen wir in die Details. Ich sende einen umfassenden Fragebogen, um genauere Informationen zum Projekt zu erhalten. Dieser beinhaltet den Zweck des Fotoshootings, die Zielgruppe, Produktangaben, Bildanzahl, Verwendungszweck, ob es Markenrichtlinien gibt, Budget und vieles mehr.
Dieser Fragebogen hilft mir, dass ich nichts vergesse. Hier kann ich ermitteln, ob die Kundin sich genug Gedanken über das Fotoshooting gemacht hat. Viele Fragen wurden sicherlich per Telefon beantwortet, aber mir ist es lieber, nochmals alles schwarz auf weiss zu erhalten. Denn wenn ich mehrere Projekte zur gleichen Zeit habe, können wichtige Infos aus dem Gespräch verloren gehen.
3. Die Offerte
Basierend auf den erhaltenen Informationen erstelle ich eine detaillierte Offerte. Hierbei definiere ich einen groben Zeitrahmen und informiere über die Notwendigkeit einer Anzahlung, um den Shootingtermin zu reservieren.
Alles über meine Offerte findest du hier genauer erklärt.
4. Anzahlung
Für Projekte über CHF 2'000 oder solche, bei denen ich eine gewisse Sicherheit erfordere, bitte ich um eine Anzahlung von 30% der Produktionskosten nach Bestätigung der Offerte.
5. Zeitrahmen
Nach Eingang der Anzahlung erstelle ich einen detaillierten Zeitplan mit Meilensteinen und Shootingdatum, um den Kunden über den gesamten Prozessablauf zu informieren.
6. Shootingplan
Nach Bestätigung des Zeitrahmens erstelle ich einen umfassenden Shootingplan mit Zielsetzung, Lieferumfang, Produkt- und Markenstudie, Moodboard, Referenzbildern (Skizzen/Mockups), allenfalls Modellliste mit Callsheet, Zeitrahmen, usw.
Sobald der Shootingplan genehmigt ist, kann ich diesen danach an Stylisten, Assistenten, Models oder Bildbearbeiter senden, damit alle auf dem gleichen Stand sind.
7. Vorproduktion: Kulissenbau & Requisitenbeschaffung
Mit dem genehmigten Shootingplan kann ich eine Einkaufs- und To-do-Liste erstellen, um den Kulissenbau und die Beschaffung von Requisiten vorzubereiten. Hier wird eingekauft, gemalt, gebastelt etc.
8. Fotoshooting
Der eigentliche Höhepunkt ist das Fotoshooting, das in der Regel einen Tag oder mehr dauert. Lustigerweise ist dies im Vergleich zum ganzen Prozess ein sehr kleiner Teil.
9. Nachproduktion
Nach dem Shooting folgt die Nachproduktion, also der Bildbearbeitung, bei der ich mir hoffentlich ausreichend Zeit eingeplant habe, um jedes Detail zu optimieren.
10. Bildlieferung
Nach Möglichkeit sende ich die bearbeiteten Bilder einige Tag früher, um eventuell gewünschte Korrekturen der Kundin vorzunehmen. Ich sende die Bilder als erstes per Fotogallerie. Hier kann die Kundschaft die Bilder nur ansehen und nicht runterladen. Dies erleichtert mir das ständige Senden der Fotos mit der Gefahr, dass die Kundschaft schlussendlich das falsche Bild publiziert. Wenn alles stimmt werden die finalen Bilder per Dropbox geliefert.
11. Abrechnung:
Yay! Die Kundin ist zufrieden! Nun sende ich die finale Rechnung.
Der gesamte Prozess erstreckt sich in der Regel über 4-10 Wochen, abhängig von der Projektgröße. Natürlich muss ich auch flexibel bleiben und den Ablauf entsprechend dem Projekt und der Kundschaft anpassen. Dieser strukturierte Ablauf ermöglicht es mir aber den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten den Aufwand und Prozess für das Shooting vollständig verstehen. Wichtig ist mir auch, dass ich pro Phase genug Zeit einplane, damit ich bei Krankheit, Lieferschwierigkeiten oder sonstigen Problemen etwas Puffer habe.
Habt ihr noch Fragen?
Bis bald!
Rachel
