How I Manage My Finances
To be honest, I’m not a big fan of dealing with money matters because they often unsettle me. Still, I want to openly share about my business here on the blog, and that naturally includes the financial side. Over the years, I’ve tried different ways to get a handle on my finances, from Excel spreadsheets to various apps. A while ago, I came across the book Profit First by Mike Michalowicz, and this system works pretty well for me. By the way, I don’t use any paid software but manage my finances myself, as professional programs are still too expensive for my budget.
Let’s first look at some basic steps before diving deeper into my financial system:
Separating Business and Personal Accounts
As a sole proprietor, it’s crucial for me to keep my personal finances separate from my business finances. I have a private account and (several) business accounts at my bank. These don’t have to be special business accounts or even at different banks. What matters is that my business money is completely separate from my personal funds. This makes organization easier and simplifies tax matters considerably. I use a debit card for my business to pay operating costs smoothly, so all income and expenses are traceable via my account.
Expense Tracking and Receipt Keeping
At the start of each month, I set aside one hour for bookkeeping. I review the expenses from the previous month and check that I’ve kept all the relevant receipts. I used to do this only at the end of the year, which always led to a chaotic and stressful closing. Since doing it monthly, my year-end stress has dropped significantly.
Budgeting
Right now, I use Excel for budgeting. One spreadsheet tracks monthly and yearly expenses, including all fixed costs like subscriptions, rent, and insurance. Another Excel file helps me create my budget at the start of each year based on the previous year’s income and expenses.
Taxes and Social Security (AHV)
I set aside money each month for taxes, AHV, and my third pillar pension. Nothing is more frustrating than being surprised by a large tax bill and not having enough funds to pay it. With the third pillar, I can decide flexibly how much I want to contribute.
Professional Help
When I started freelancing, I did my bookkeeping and tax returns myself. My tax bills always surprised me. Since hiring a tax advisor, my taxes have gone down significantly. My advisor handles just the tax returns, while I keep doing the bookkeeping myself. Despite the costs, professional help saves me a lot in taxes, so I highly recommend it.
Profit First
Sounds good, right? This is my system based on Mike Michalowicz’s Profit First. Essentially, it means not reinvesting all profits back into the business. To enjoy my business and celebrate progress, I use a part of my company’s profit to reward myself.
The system involves setting up several accounts to distribute money across:
Income and salary account
Operating expenses account
AHV/Taxes account
Fixed costs account (for annual bills and savings)
Profit account
Each month, I total my income and transfer calculated percentages to these accounts. I put 2% of my income into the profit account every month. Surprisingly, by year-end, this adds up to a few hundred francs. I take half out at year-end to buy something nice (a new smartphone, headphones, a beautiful notebook, whatever). This way, I celebrate my business. The other half stays in the account to build an emergency fund.
For easy overview, I note percentages next to each account (e.g., Operating Expenses – 40%), so I can quickly see how my income is distributed. I can adjust these percentages anytime. Setting up this system was a bit of work but well worth it for me. Also, savings accounts at my bank are free.
I hope this peek into how I handle my finances was helpful. There’s always room for improvement, and Profit First might not be right for everyone. It’s wise to talk to a professional to find out what works best for you. If you have suggestions for me, I’m open to ideas.
Wishing you lots of success!
See you soon,
Rachel
Wie ich meine Finanzen verwalte
Ehrlich gesagt, bin ich kein großer Fan davon, mich mit Geldangelegenheiten zu befassen, da dieses Thema mich oft verunsichert. Dennoch möchte ich in diesem Blog offen über mein Geschäft sprechen, und das schließt natürlich die finanziellen Aspekte mit ein. Im Laufe der Jahre habe ich verschiedene Ansätze ausprobiert, um meine Finanzen in den Griff zu bekommen – von Excel-Tabellen bis hin zu verschiedenen Apps. Vor einiger Zeit stieß ich auf das Buch "Profit First" von Mike Michalowicz, und dieses System funktioniert für mich ziemlich gut. Übrigens verwende ich keine kostenpflichtigen Programme, sondern manage meine Finanzen selbst, da mir Softwarelösungen für mein Budget noch zu teuer sind.
Lass uns nun die grundlegenden Schritte betrachten, bevor wir tiefer in mein Finanzsystem eintauchen:
Trennung von Geschäfts- und Privatkonto:
Als Einzelunternehmerin ist es entscheidend, meine privaten Finanzen von den Geschäftsfinanzen zu trennen. Dafür habe ich bei meiner Bank ein separates Privatkonto und (mehrere) Geschäftskonten. Es muss kein spezielles Geschäftskonto sein, und es muss nicht einmal bei einer anderen Bank geführt werden. Wichtig ist nur, dass meine geschäftlichen Gelder vollständig von meinen privaten Geldern getrennt sind. Das erleichtert die Organisation und vereinfacht steuerliche Angelegenheiten erheblich. Ich verwende eine Debitkarte für mein Geschäft, um problemlos Betriebskosten zu bezahlen, und somit sind alle Ausgaben und Einnahmen über mein Konto nachvollziehbar.
Ausgabenverfolgung und Belegaufbewahrung:
Zu Beginn jedes Monats plane ich eine Stunde für meine Buchhaltung ein. Ich überprüfe, welche Ausgaben im letzten Monat angefallen sind, und ob ich alle entsprechenden Belege aufbewahrt habe. Früher habe ich dies am Ende des Jahres erledigt, was jedoch zu einem chaotischen und stressigen Abschluss führte. Seit ich dies monatlich mache, erlebe ich am Jahresende deutlich weniger Stress.
Budgeterstellung:
Aktuell arbeite ich mit Excel für meine Budgetierung. In einer Tabelle erfasse ich monatliche und jährliche Ausgaben, einschließlich aller Fixkosten wie Abonnements, Miete und Versicherungen. Ein weiteres Excel-Dokument dient der Erstellung meines Budgets zu Beginn eines jeden Jahres, basierend auf den Einnahmen und Ausgaben des Vorjahres.
Steuern und AHV:
Ich lege monatlich Geld für Steuern, AHV und die 3. Säule beiseite. Es gibt nichts Frustrierenderes, als von der Höhe der Steuerschuld überrascht zu werden und dann nicht genug Geld zu haben, um sie zu begleichen. Bei der 3. Säule kann ich flexibel bestimmen, wieviel ich einzahlen möchte.
Professionelle Hilfe:
Zu Beginn meiner Selbständigkeit habe ich Buchhaltung und Steuererklärungen selbst gemacht. Die Höhe meiner Steuerschuld hat mich immer überrascht. Seit ich jedoch einen Treuhänder engagiert habe, sind meine Steuern erheblich gesunken. Mein Treuhänder kümmert sich nur um die Steuererklärung, während ich die Buchhaltung selbst mache. Trotz der Kosten professioneller Hilfe, ist die Ersparnis an Steuern beträchtlich. Die Unterstützung eines Treuhänders kann ich nur empfehlen.
Gewinn zuerst:
Klingt gut, oder? Dies ist mein System basierend auf dem Buch "Profit First" von Mike Michalowicz. Im Grunde geht es darum, den Gewinn nicht komplett wieder in das Unternehmen zu stecken. Um Freude an meinem Unternehmen zu haben und den Fortschritt zu feiern, verwende ich einen Teil meines Gewinns, den mein Unternehmen erzielt, um mich selbst zu belohnen. Dieses System basiert darauf, verschiedene Konten einzurichten, auf die Geld verteilt wird. Monatlich rechne ich meine Einnahmen zusammen und überweise entsprechend berechneter Prozentsätze auf die verschiedenen Konten:
Einnahmen und Gehaltskonto
Betriebskostenkonto
AHV/Steuern Konto
Fixkostenkonto (für jährliche Rechnungen und Ersparnisse)
Gewinnkonto
In das letzte Konto geht monatlich ein Prozentsatz von 2% rein. Erstaunlicherweise summiert sich dies Ende Jahr zu einigen hundert Franken. Ich nehme mir Ende Jahr die Hälfte davon raus und kaufe mir etwas Schönes (ein neues Smartphone, Kopfhörer, ein schönes Notizbuch…was auch immer). Somit zelebriere ich mein Unternehmen. Die andere Hälfte belasse ich im Konto. Ziel ist damit einen Notfalls-Groschen aufzubauen.
Bei der Kontenübersicht habe ich sogar Prozentangaben (z.B., Betriebskosten-40) angegeben, um schnell die Verteilung meiner Einnahmen zu sehen. Diese Prozentsätze kann ich jederzeit anpassen. Die Einrichtung dieses Systems war zwar anstrengend, hat sich aber für mich gelohnt. Zudem sind Sparkonten bei meiner Bank kostenlos.
Ich hoffe dieser Einblick in meine Finanzpraktiken war hilfreich. Es besteht sicherlich noch Verbesserungspotenzial und die "Profit-First"-Methode mag nicht für jeden geeignet sein. Es ist ratsam, mit einem Profi zu sprechen, um herauszufinden, was für dich am besten funktioniert. Falls du Vorschläge für mich hast, bin ich offen für Anregungen.
Ich wünsche dir viel Erfolg!
Bis bald,
Rachel
