Phone vs Email
Sometimes I feel like there are two camps: those who prefer phone calls and those who prefer sending messages.
In the business world, these are also the two main forms of communication. Honestly, I find it a bit odd when I receive business inquiries via social media. But maybe I’m just old school. :-)
Those who know me well know that I don’t exactly belong to the phone-call fan club, especially when it comes to business. I was always told I should talk to clients on the phone. Or worse: do my client outreach by phone. I remember my first attempt at cold-calling a potential client. I had written notes and a little script beforehand. This only made me stumble over my words and sound like a robot. Super awkward! Needless to say, I didn’t land the job.
Sure, practice makes perfect. But after I blurted out a price during a rushed phone call, one that was far too low for the actual workload, and the client snapped at me in surprise when she received the real quote, I knew I had to be more intentional with phone conversations from then on.
Over time, I’ve learned how to use phone calls with clients to my advantage. I still prefer email, but a phone call definitely has its place.
Pros:
I can take my time and really think about what I want to say
Clients also take their time when replying
I have written records of everything that’s been communicated and can refer back to them at any time
Cons:
Subtle things like humor or tone often get lost—making misunderstandings more likely
It lacks the personal touch
With too many emails, it’s easy to lose track of things
Phone Calls
Pros:
A more personal connection can build trust more quickly
Emotions and tone are easier to communicate and understand
It's a more efficient way to get to know someone
Cons:
There’s a risk of speaking without thinking things through—emotions can cloud clarity
There's no record of what was said, making it easier to forget details
My process with email and phone:
These days, I use email to introduce myself to clients. I always begin with email outreach, or, most often, interested clients reach out to me via email first. Since I don’t share my phone number publicly, this gives me a bit of control.
If I sense that there’s genuine interest in working together, I’ll suggest a phone call. Scheduling a time helps me prepare and keeps me from getting caught off guard.
That first call is incredibly useful; it helps me read between the lines, get a feel for the client, and understand if the project is a good fit for me. (I wrote a post about turning down projects [here], by the way.) It also gives the client a chance to get to know me a bit.
If we both want to move forward, I’ll send my quote via email. I’ve also written a post about my quotes [here]. Ideally, it would be helpful to go through the quote together over the phone so I can clarify anything right away. But in my experience, most clients don’t want that. I think they prefer to review the quote calmly and discuss it internally.
Once I’ve landed the job, I almost exclusively switch to email communication. This gives me a clear written record and makes it easier to double-check details if I’m ever unsure. I also find it helpful during the creative process when clients take the time to write thoughtful feedback. That said, if I sense that something’s off or heading in the wrong direction, a quick phone call can be essential for clearing up misunderstandings.
I hope this post reassures you that it’s absolutely okay to run your business in a way that suits your strengths and preferences. ;-)
See you soon,
Rachel
Telefon vs Email
Manchmal habe ich das Gefühl, dass es zwei Lager gibt: Diejenigen Personen, die lieber telefonieren und diejenigen, die lieber eine Nachricht senden.
Auch in der Unternehmenswelt sind dies die beiden Hauptkommunikationsarten. Ehrlich gesagt, finde ich es eher merkwürdig, wenn ich geschäftliche Anfragen per soziale Medien erhalte. Vielleicht bin ich da aber einfach nur Old School. :-)
Wer mich gut kennt weiss, ich gehöre nicht unbedingt zur Telefon-Partei. Vor allem im geschäftlichen Bereich. Mir wurde aber immer geraten, mit Kunden per Telefon zu kommunizieren. Oder schlimmer noch, meine Akquise per Telefon zu machen. Ich erinnere mich, dass ich bei meinem ersten Versuch einen Kunden übers Telefon anzuwerben, Notizen mit einem Skript gemacht habe. Dies führte dazu, dass ich stammelte und wie einen Roboter klang. Schrecklich peinlich! Den Auftrag habe ich selbstredend nicht bekommen. Klar, Übung macht den Meister. Nachdem ich aber aus Hast bei einem weiteren Anruf einen Preis ausplapperte, der zu tief für die Auftragsleistung war und die Kundin mich verblüfft anschnauzte, als ich die eigentliche Offerte sendete, wusste ich, dass ich von nun an Telefonate nur noch bewusst einsetze.
Mittlerweile habe ich gelernt, wie ich das Telefonieren mit Kundschaft zu meinem Vorteil nutzen kann. Emails schreiben ist mir lieber, aber einen Anruf zu tätigen, kann auch seine Vorteile tragen.
Die Vorteile:
Ich kann mir Zeit nehmen und gut darüber nachdenken, was ich mitteilen möchte
Die Kundschaft nimmt sich auch die Zeit beim Antworten
Ich habe Beweise für alles was kommuniziert wurde und kann darauf zurück greifen
Nachteile:
Feinheiten wie Humor und sonstige Emotionen gehen in einer Email verloren. Somit können gut Missverständnisse entstehen
Der persönliche Kontakt zur Kundschaft fehlt
Bei zu vielen Emails kann der Überblick verloren gehen
Telefonat
Vorteile:
Persönlicher Kontakt zur Kundschaft kann schneller zu Vertrauen führen
Gefühle können besser kommuniziert und verstanden werden
Ermöglicht ein effizienteres Kennenlernen
Nachteile:
Unüberlegte Kommunikation kann entstehen. Emotionen oder Gefühle haben keinen durchdachten Filter
Es besteht kein Beweis, was am Telefon gesagt wurde und kann somit schneller wieder vergessen werden.
Mein Prozess mit Email und Telefon:
Email nutze ich heute, um mich bei Kunden vorzustellen. Es fängt bei mir immer erst mit einer Email Aquise an oder meist kontaktieren mich Interessenten via Email. Da ich meine Telefonnummer nicht öffentlich preisgebe, verschafft es mir diesen Vorteil. Wenn ich merke, dass Interesse besteht mit mir zusammen zu arbeiten, vereinbare ich einen Anruf. Eine terminliche Vereinbarung für ein Telefonat hilft mir insofern, dass ich mich vorbereiten kann und nicht mit einer Anfrage überrumpelt werde.
Der erste Anruf hilft mir zwischen den Zeilen zu lesen. Die Kund:in besser zu verstehen und zu spüren, ob dies ein Projekt für mich ist. Über das Ablehnen von Projekten habe ich bereits einen Beitrag geschrieben. Dazu kann die Kundschaft auch mich kennen lernen.
Wenn eine Zusammenarbeit wünschenswert ist, sende ich meine Offerte per Mail. Über meine Offerten findest du hier meinen Beitrag. Danach wäre es hilfreich die Offerte direkt per Telefon mit der Kund:in anzuschauen. Somit könnten Fragen und Unsicherheiten gleich adressiert werden. In meiner Erfahrung wollen dies aber die meisten Auftraggeber:innen gar nicht. ich vermute sie wollen die Offerte lieber in Ruhe für sich durchgehen und intern besprechen.
Sobald ich den Auftrag erhalten habe, schreibe ich fast nur noch Emails. Somit habe ich alles in schwarz-weiss und kann immer darauf zurückgreifen, wenn ich unsicher bin. Ich finde es da auch im kreativen Prozess angenehmer, wenn die Kundschaft mir mit Bedacht Feedback schreibt. Falls ich aber merke, dass irgendetwas schief läuft oder in die falschen Bahnen gerät, ist der Kontakt übers Telefon zur Beseitigungen von Missverständnissen sehr wichtig.
Ich hoffe dieser Beitrag hilft dir zu verstehen, dass du dein Unternehmen mit Bedacht auf deine Stärken und Schwächen führen kannst. ;-)
Bis bald,
Rachel
