Helpful Tools for my Business

Some people imagine that photographers live a glamorous life. Snapping photos all day, editing beautiful images, and basking in creative freedom. The truth? Not quite. At least not for me.

I spend a huge portion of my time at the computer: answering emails, creating quotes, planning shoots, working on marketing, and taking care of a million other things that keep my business going. There's really nothing glamorous about that.

Running my own business is a lot of work, and I rely on a few key tools to help me stay organized. (No, I’m not sponsored—though that would be lovely. )

Dropbox
To safely store my thousands of gigabytes of data, I use Dropbox. I keep the past two years of files there and regularly back everything up on external drives. I also love being able to access everything from my phone, super practical when I need to post on social media.

What I love most, though, is Dropbox Transfer. I can send large files to clients, get notified when they’re downloaded, and the transfer link expires automatically after a week. That means I don’t need to chase people for downloads, and my storage stays tidy. Four emails and twenty clicks saved.

Buffer
This one’s a favorite. With Buffer, I can schedule my social media posts, completely free! (Well, up to 10 posts for 3 channels, but that’s plenty for me.)

Since I often forget to post in the moment, I schedule 1–2 sessions per month to plan everything in advance. No more typing captions on the go, I can sit down at my desktop and write with ease. It’s such a stress-saver.

Squarespace
So far, this has been my favorite website builder. It’s super flexible, which is perfect for me. Sometimes I want to sell something—bam, I set up a shop. Want to send a newsletter? Easy. Need a blog post up in five minutes? Done.

I find the interface very intuitive and it comes with plenty of nice templates. Highly recommend.

HubSpot
I keep all my client contacts here. Best part? I can set reminders to follow up with people. Thank you, HubSpot!

It also saves all my email threads, so I can quickly check our last conversation. There are tons of features I haven’t even explored yet, but this setup already works brilliantly for me.

Asana
I’ve only been using Asana for a short time, and I already love it. It’s where I plan and organize all my tasks. Asana even sends me helpful reminders so I don’t forget anything. I especially use it to track my quarterly goals. Double check!

These are just a few of the tools I use regularly. I’m always looking for new things to help streamline my work, so if you have a favorite tool that helps you run your business. Please share it in the comments below!

(And by the way, all these programs—except Dropbox and Squarespace—have free versions. Yay!)

Talk soon,
Rachel

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Hilfreiche Tools für mein Geschäft

Einige stellen sich vor, dass Fotograf*innen ein glamouröses Geschäft führen, wo sie tagein tagaus fotografieren und Werke bearbeiten. Vielfach sieht die Realität aber anders aus. Zumindest bei mir.

Viele Tage verbringe ich hinter dem Computer, beantworte Mails, erstelle Offerten, plane Shootings, arbeite an meinem Marketing und kümmere mich um viele andere Dinge, die mein Geschäft am Laufen halten. Daran ist wirklich nichts glamouröses.

Mein eigenes Unternehmen zu führen ist eine Menge Arbeit und dazu benötige ich einige Tools, die mir dabei helfen, organisiert zu bleiben. Ich bin von niemandem gesponsert, obwohl das doch sehr schön wäre. ;-)

Dropbox

Um meine tausenden von Gigabytes sicher aufzubewahren, nutze ich Dropbox. Hier bewahre ich alles der letzten 2 Jahre auf. Zusätzlich mache ich auch Backups auf externe Festplatten von Zeit zu Zeit. Dazu habe ich von meine Smartphone Zugriff auf alle Daten. Praktisch um meine sozialen Kanäle zu füttern.

Was mir an Dropbox aber am besten gefällt ist, dass ich die Daten via Transfer an Kunden senden kann und eine Nachricht erhalte, wenn der Ordner vom Kunden runtergeladen wurde. Zusätzlich wird dieser Transfer automatisch nach einer Woche gelöscht. Erspart mir konstantes Nachhaken bei der Kundschaft und der Speicher leert sich automatisch. 4 Emails und 20 Klicks gespart. :-)

Buffer

Dieses Tool ist einer meiner Liebsten. Mit Buffer kann ich Social Media Posts planen. Und dies noch gratis! Naja, bis zu 10 Posts können pro 3 Kanäle gratis gepostet werden. Reicht mir völlig aus. Da ich oft vergesse, etwas auf meinen Plattformen zu posten, setze ich mir 1-2 Termine im Monat, wo ich meine Posts einplane. Dabei muss ich auch nicht am Smartphone rumfingern und spontan einen Text eintippen, sondern kann mir dabei an meinem Desktop schön Zeit lassen. Spart mir sooo viel Stress!

Squarespace

Für mich bis anhin eine der besten Website-Anbieter, denn ich kann vieles flexibel einrichten. Und flexibel muss es bei mir nun mal sein. Denn manchmal möchte ich etwas verkaufen - Zack, ist ein Shop kreiert. Newsletter einfach versenden? - Zack! Hat auch genug schöne Templates dafür. Mal "kurz" einen Blog schreiben? - Zack! Null Problemo. Ein wunderbar intuitives Programm für mich.

Hubspot

Hier sind alle meine Kundenkontakte gespeichert. Das beste daran: Ich kann Erinnerungen stellen, um mich bei der Kundschaft zu melden. Merci Hubspot!  Zusätzlich kann ich auch alle Mailverläufe speichern lassen, damit ich sofort sehen kann, wie der letzte Gesprächsverlauf war. Es gibt viele andere Möglichkeiten Hubspot zu nutzen, die ich nicht mal weiss. Aber soweit nützt es mir so ausgezeichnet.

Asana

Mit Asana arbeite ich noch nicht allzu lange und bereits jetzt gehört es zu meinen Lieblingstools. Hier erstelle und plane ich alle meine Tasks. Dabei sendet mir Asana hin und wieder Nachrichten, um mich daran zu erinnern welche Tasks bevorstehen. Vor allem meine Ziele fürs Quartal plane ich da ein. Double check!

Dies sind nur einige der Tools, die ich täglich verwende und ich bin immer auf der Suche nach Neuen Hilfsmitteln. Falls du Tools kennst, die für dein Geschäft hilfreich sind, lass es mich unten in den Kommentaren wissen. Das würde mich sehr freuen.

Übrigens sind all die Programme (abgesehen von Squarespace und Dropbox) gratis nutzbar. Yeah!

Auf bald,

Rachel