Breaking Down My Quote

Today, I’d like to talk about how I create my quotes. I know every freelancer does this differently, and I’d love to hear your feedback on my approach.

Over the years, I’ve learned how crucial a clear and well-structured quote is. It defines the framework of a collaboration and tells the client exactly what to expect. A good quote should be detailed. Mine have become more and more comprehensive over time.

There are different tools for creating quotes. In Switzerland, Bexio is one of the most popular tools for quotes, invoices, and bookkeeping. Personally, I still find it a bit too expensive for now, so I use either Word or Photoshop to create my quotes.

SIMPLE QUOTE
Quotes I prepare in Word are simple one-pagers. I use them for small projects. Even though I mainly shoot product photography nowadays, I still take the occasional portrait or smaller job that only needs a straightforward offer. These one-pagers are also ideal for packshot requests (products on white background).

I list costs for things like the concept phase and/or admin, the actual photo shoot, retouching, and any additional expenses like travel, makeup artist, styling, etc.

QUOTE FOR PRODUCT PHOTOGRAPHY
For product or still life shoots — which are the heart of my business — I take more time and care. I create those quotes in Photoshop. These projects often come with added complexity that needs to be clearly communicated: concept development, sourcing or crafting props and sets, etc.

These quotes have multiple pages.

Cover Page
I start with a cover page including the client’s name and address.

Value of My Work
The next page explains the value professional photos bring to their brand.

About Me
The third page introduces me briefly.

References
I include a few reference images of past work.

Project Overview
Then comes a rough outline of the project, including a mood board. (If you’re curious about how I build mood boards, check out my previous article “Mood Boards – How I Communicate Ideas.”)

Services and Pricing
Now to the actual quote. First, I outline what the client will receive:

• Number of images and in what format

• Where and how long the images can be used

• Any other relevant terms

Then I break down the pricing:

• Concept development, art direction, research

• Admin

• Pre-production (building/crafting props and sets)

• Props and materials (incl. costs for items and craft supplies)

• Photoshoot

• Post-production (selection, retouching, corrections, formatting, delivery)

• External fees (models, stylists, assistants, etc.)

• Licensing

• VAT

Depending on the project, I may include other costs, like catering, location rental, digital tech, or rented gear.

Agreements
After calculating total production and licensing fees, I add the agreement terms. Key points include:

• Client-side project contact

• Who delivers what product, where, and by when

• What’s included in my service

• Licensing terms

• Advance payment clause — for larger jobs I request a 30% deposit. Once that’s received, the date is secured and pre-production can start

• Number of included correction hours in post

• Payment terms and quote validity period

• Reference to my Terms & Conditions (AGB)

Project Timeline
The next page shows the estimated duration of the project. Of course, this can vary. I outline the different phases in weeks: concept, pre-production, shoot, post. A fixed schedule with shooting dates is sent once the quote is signed and the advance payment is received.

Signatures
The last page includes space for signatures — mine and the client’s. While it’s not mandatory in Switzerland, I like the added sense of mutual commitment.

Essentials
Here’s what I believe should always be included in a quote:

• Location and date

• Client name and address

• Project lead's name

• My name and address

• Payment terms (e.g. payment due within X days)

• Quote validity (to protect you from future price changes)

• A sentence like: “Any additional costs will be charged to the client.”

• Clear division of responsibilities

• Link to your Terms & Conditions

Okay — yes — my multi-page quote is basically a mini book. :) But many clients appreciate the clarity it brings. It helps set expectations and creates trust. I still try to keep it brief and easy to understand, so no one feels overwhelmed.

By now, I’m proud of having developed a system that works for my clients, and for me.

I’m always open to exchange ideas on this topic. And if you’re a newsletter subscriber, you’ll receive a Photoshop version of my quote in the next edition, ready to customize for your own business.

Talk soon,
Rachel

(see images below)

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Meine Offerte und was sie beinhaltet

Heute möchte ich mit dir über meine Offerten sprechen. Mir ist bewusst, dass dies jede/r anders macht. Über Feedback zu meinem Vorgehen freue ich mich sehr.

Über die Jahre habe ich gelernt, wie wichtig gute Offerten sind. Offerten erklären die Rahmenbedingungen und lassen die Kundschaft wissen, was sie erwarten dürfen und worauf sie sich einlassen. Die Offerte sollte entsprechend detailliert sein. Meine Angebote sind über die Jahre immer wie umfangreicher geworden.

Es gibt verschiedene Tools zum Erstellen von Offerten. Bexio zum Beispiel ist eines der beliebtesten Offerten, Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme in der Schweiz. Da mir diese Software im Moment noch etwas zu teuer ist, erstelle ich meine Offerten entweder in Word oder Photoshop.

SIMPLE OFFERTE
Offerten, die ich in Word erstelle sind eher simpel. Ein einseitiger A4 Bogen, den ich für kleinere Projekte nutze. Obschon ich heutzutage hauptsächlich Produktfotos schiesse, kommt es vor, dass ich Porträts oder sonstige kleine Aufträge annehme, die ich kurz und knapp offerieren kann. Auch für Anfragen für Packshot-Aufnahmen (Produkte freigestellt) nutze ich öfters das einseitige A4 Dokument.

Aufgelistet werden hier die Kosten für Konzeptphase und/oder Administration, was das eigentliche Fotoshooting kosten wird, Fotobearbeitung und allenfalls weitere Aufwände, wie Reisekosten, Make-up Artist, Styling, etc.

OFFERTE FÜR PRODUKTFOTOGRAFIE
Zum Erstellen von Offerten für Produktfotos oder Still Life Aufnahmen nutze ich Adobe Photoshop. Da dies mein Hauptgeschäft ist, lege ich sehr viel Wert darauf, eine schöne und durchdachte Offerte zu erstellen. Hinzu kommt, dass ich in der Produktfotografie mehr Zusatzaufwände neben dem eigentlichen Shooting habe, die in der Offerte genau beschrieben werden müssen. Dazu zählen zum Beispiel die Konzeptarbeit oder die Beschaffung bzw. Herstellung von Requisiten und Kulissen.

Diese Offerte hat also mehrere Seiten.

Ich fange mit einem Deckblatt mit dem Namen des Unternehmens und der Adresse an. Die nächste Seite erklärt, welchen Wert meine Fotos dem Kunden bringen. Das dritte Blatt stellt mich kurz vor. Danach führe ich einige Referenz-Bilder auf.

Einführung
Dann kommt ein grober Überblick über das Fotoprojekt inklusive Mood -Board. Was ein Mood-Board ist und wie ich solche erstelle, erfährst du in meinem letzten Artikel “Mooboards - Wie ich meine Ideen vermittle”. 

Leistungen und Kosten
Nun der eigentliche Teil: Die Preisofferte. Als Erstes liste ich auf, was dem Kunden oder der Kundin schlussendlich geliefert wird:

• Wieviele Fotos und in welchem Format

• Wo die Fotos genutzt werden und für wie lange

• Sonstige Bedingungen, die für die Preisofferte wichtig sind.

 Danach widme ich mich den Preisen. Hier liste ich alle meine Arbeiten auf:

• Konzept, Art-Direction und Recherche

• Administration

• Vorproduktion (also, die Zeit die ich für das basteln und organisieren von Kulissen und Requisiten benötige )

• Requisiten/Kulissen (was die Requisiten und Kulissen kosten, inkl. Bastelequipment)

• Fotoshooting

• Nachproduktion (Hier gehören die Auswahl, Bildbearbeitung, Korrekturen, Formatierung und Lieferung dazu)

• Preis für Models, Stylisten, Assistenten etc.

• Nutzungslizenzen

• Mehrwertsteuer

Je nach Projekt können weitere Ausgaben und Aufwände aufgelistet werden, wie Catering, Location, Digitaler Techniker, weiteres Equipment zur Miete etc.

Vereinbarungen
Nachdem der Preis für de Produktion und Lizenzen zusammengerechnet wurden, kommen die Vereinbarungen. Hier sind die wichtigsten Punkte, die bei mir drinstehen:

• Wer bei der Kundschaft für das Projekt verantwortlich ist.

• Wer die zu fotografierenden Produkte bis wann wohin liefert.

• Was meine Arbeit alles beinhaltet.

• Regelung zu den Nutzungslizenzen.

• Regelung der Anzahlung - Ja, für grössere Projekte, verlange ich eine Anzahlung von 30% der Produktionskosten. Erst nach Erhalt des Vorschusses, kann ich dem Kunden einen Fototermin sichern. Damit habe ich eine Sicherheit, dass die Kosten für die Vorproduktion gedeckt sind.

• Wie viele Korrekturstunden in der Nachproduktion enthalten sind.

• Zahlungskonditionen und wie lange die Offerte gültig ist.

• Verweis auf meine AGBs

 Projektplan - Dauer
Auf der nächsten Seite liste ich auf,  wie lange das Projekt dauern wird. Dies kann je nach Projekt natürlich variieren. Ich definiere in Wochen die Phasen Konzept, Vorproduktion, Fotoshooting und Nachproduktion. Somit erhält die Kundin/der Kunde eine Vorstellung über den Zeitrahmen. Einen fixen Zeitplan mit fixem Shootingtag sende ich aber erst, wenn die Offerte signiert und die Anzahlung gemacht wurde.

Unterschriften
Die letzte Seite steht für die Unterschriften zur Verfügung. Einmal meine und einmal die des Kunden, bzw. Der Projektleitung. Dies ist in der Schweiz nicht unbedingt notwendig. Aber ich finde es trotzdem eine gute Zusicherung der Zusammenarbeit.

Wichtiges
Was meiner Meinung nach immer in Offerten stehen sollten, sind:

• Ort und Datum

• Name und Adresse der Kundschaft

• Name des Projektleiters

• Name und Adresse von mir

• Zahlungskonditionen - Bis wann die Rechnung beglichen werden muss

• Bis wann die Offerte gültig ist. Dies schützt dich in so fern, dass deine Preise sich während deiner Karriere immer ändern werden. Und wenn du die Offerte zeitlich einschränkst, kann der Kunde nicht Jahre später den gleichen Preis verlangen.

• “Anderweitige Kosten gehen zu Lasten des Kunden.” Dieser Satz ist wichtig, damit du für alle deine Aufwände bezahlt wirst.

• Wer wofür verantwortlich ist.

• Falls du eine AGB auf der Webseite hast, unbedingt darauf hin verweisen.

Ok, ja. Die mehrseitige Offerte ist in Wahrheit ein kleines Buch. :-) Aber viele Kunden schätzen die vielen Infos, die ich reinpacke. So ist dann auch klar, wie das Ganze ablaufen wird. Ich versuche die Offerte trotzdem kurz und verständlich zu halten, damit die Kundin oder der Kunde sich nicht überfordert fühlen.

Mittlerweile bin ich stolz darauf ein System zu haben, dass nicht nur meiner Kundschaft, sondern auch mir dient.

Gerne tausche ich mich über Offerten mit dir aus, da ich nie auslernen kann. :-) Und wenn du ein/e Newsletter Abonnent:in bist, erhältst du in der nächsten Ausgabe meine Offerte als Photoshop-Datei zur Anpassung an dein Unternehmen.

Bis bald,

Rachel