8 Years Freelancing - What’ve learned
Next month marks eight years since I started working as a freelance photographer. I’ve learned a lot during this time, and I’m sure many lessons still lie ahead. It would have been nice to know some things right from the start, but hey, where’s the fun in that? :-)
Here are the most important lessons I’ve learned (often the hard way) over the past eight years. I hope they’re useful to you too!
Put it in Writing
In the past, I’ve made the mistake of agreeing to things verbally—several times, in fact—and paid for it dearly. I’ve had to learn to document everything, always. Written agreements (a simple email is enough) help avoid misunderstandings and disappointment. This doesn’t mean you shouldn’t talk things through. Quite the opposite, I love having a good conversation with clients. But I always follow up with an email summarizing the key points and asking for confirmation. That way, everything’s clear and documented.
The Client Isn’t Always Right – You Know Your Work Best
More than once, I’ve had clients try to dictate how I should work: how long a job should take, how I should structure my process, or even which steps I should skip. I used to go along with it, but the results rarely convinced me. Now I trust my process. It’s what makes my best work possible. If a client doesn’t respect that, I prefer to politely decline the project. (This ties in nicely with my earlier post on saying “no” to jobs.)
Estimates and Contracts Are a Must
Gone are the days when a client would say, “I don’t need an estimate—just send me the invoice once it’s done,” only to explode at the price afterward. That happened to me once, and I learned the hard way: I always, always, send an estimate before starting any job, unprompted, and in writing (see Lesson #1).
You Won’t Just Be a Photographer
I used to dream of being a full-time photographer, doing cool shoots with cool clients all day long. Nope! As a freelancer, I wear many hats. Here’s just a partial list: I’m my own marketing manager, accountant, financial planner, administrator, secretary, art director, prop and location scout, CEO, assistant, retoucher, DIY specialist, studio manager, occasional makeup artist and stylist, production manager, salesperson, communications lead, graphic designer, copywriter... and photographer. How do I manage it all? No idea! :-)
Clear, Detailed Communication Is Everything
Talk about everything. And then talk about it again. The best projects I’ve worked on were the result of endless conversations and meticulous planning. It’s a lot of effort, but totally worth it in the end.
Your Business Needs Office Hours
Laptop off, feet up, wine in hand... ding! A client emails at 7:35 p.m. asking when the final images will be ready. A few years ago, I would have opened my laptop again without hesitation. Not anymore. My time is valuable. My working hours may be flexible, but my availability isn’t. Clients now know I have business hours, and outside of those, I don’t respond. Since setting this boundary, I’ve been much more relaxed and focused when I am working.
You’ll Doubt Yourself
You’ll wonder if you’re cut out for this. You’ll worry that others are right about your work. But trust me, those successful, joyful moments will lift you up again. Keep going. You’ve got this.
Asking for Help Is Smart, Not Weak
For years, I did my own taxes until I realized I was probably paying more by doing it wrong than if I just hired a tax expert. Now I outsource things that cost me too much time or stress: graphic design, copywriting, bookkeeping, IT... It saves me time, money, and gray hairs.
Do It Your Way – Stay True to Yourself
Finding your own path is tough, especially when there are so many ways to compare yourself to others. I’m not on every social media platform. I don’t post daily or show my face on camera much. I love experimenting in my work, and I’m getting better at caring less what others think (well, not always). I’ve learned that clients hire me for how I work. If something doesn’t feel right, I skip it. Easier said than done, I know, but it’s worth it. I’m happier, and my work is better.
Freelancers Can Be Lazy Too :-)
In my early freelance days, I packed my schedule full to feel productive. It gave me a sense of worth—as if being constantly busy proved my value. Maybe that comes from feeling like I have to “prove myself” as a small solo business. But that mindset led to stress and burnout. I still have to be mindful not to overload myself, to appreciate what I have achieved, and to enjoy the process. I’ve come far. It’s not about quantity, it’s about quality. And when the quality is good, I deserve to take breaks and enjoy the freedoms of being self-employed.
I hope some of these hard-earned lessons resonate with you. Want a Part 2? Let me know, I’ve got more insights up my sleeve. And if you have questions or want to share your own experiences, I’m always up for a chat.
Warmly,
Rachel
8 Jahre Freelancing: Was ich gelernt habe
Anfangs nächsten Monat sind es bereits 8 Jahre, in denen ich selbständig erwerbend bin. Vieles habe ich schon gelernt und einige Lektionen stehen mir noch bevor. Es wäre schön gewesen, wenn ich gewisse Dinge von Anfang an gewusst hätte, aber wo bliebe da wohl der Spass. :-) Hier nun die wichtigsten Lektionen, die ich während meinen bald 8 Jahren als selbständige Fotografin gelernt habe. Bitte schön!
Schriftlich kommunizieren
Hier habe ich in der Vergangenheit mehrmals den Fehler gemacht, mündliche Abmachungen zu treffen und dies einige Male bitter bereut. Ich musste lernen immer, wirklich IMMER, alles schriftlich festzuhalten. So lassen sich viele Missverständnisse und Enttäuschungen vermeiden. E-Mail reicht dabei natürlich völlig aus. Dies soll nicht heissen, nicht mit dem Kunden zu sprechen. In vielen Situationen ist diese sogar viel besser und ich tue dies auch oft. Aber ich habe mir angewöhnt den Output eines Gesprächs umgehend schriftlich in einer Mail zu wiederholen und durch die Kundin bestätigen zu lassen. So sind die wichtigen Punkte immer dokumentiert und für alle klar.
Der Kunde ist nicht immer König aka Du kennst deine Arbeit am besten
Ich habe oft erlebt, wie mir Kunden vorschrieben, wie ich meine Arbeit machen soll. Wie viel Zeit ich für ein Projekt benötige oder wie mein Arbeitsprozess aussehen soll. Ich habe alles so umzusetzen probiert, wie es der Kunde wünschte - das Resultat überzeugte mich meist nicht. Darauf lasse ich mich nicht mehr ein. Ich kenne meinen Prozess am besten und so entstehen nun mal die schönsten meiner Bilder. Nun lasse ich mich nicht mehr von Kunden/innen vorschreiben, wie ich ein Projekt zu planen habe. Da lehne ich dann doch lieber dankend ab. Dies geht in eine ähnliche Richtung, wie bei meinem letzten Beitrag "Nein sagen und Projekte ablehnen".
Offerten/Verträge vorab sind wichtig
Vorbei sind die Tage, wo mir ein/e Kunde/in mitteilt, dass er keine Offerte benötige und ich ihm/ihr nach erfolgreichem Projekt (wo beide zufrieden sind) die Rechnung sende und er mich schliesslich beschimpft, dass ich zu viel verlangen würde. Dies ist mir einmal passiert und ich habe es auf die harte Tour gelernt: Immer (auch unaufgefordert) eine Offerte senden, bevor ich mit einem Auftrag beginne. Und zwar schriftlich (siehe 1. Punkt).
Du wirst nicht nur Fotografin sein
Da träume ich von einem Leben als Fotografin, mit vielen coolen Aufträgen und Kunden/innen. Ich werde den ganzen lieben langen Tag nur fotografieren. Nöp! Als Freelancerin trage ich mehrere Hüte. Fangen wir also mit der Liste an. Ich bin: meine eigene Marketingmanagerin, Buchhalterin, Finanzplanerin, Administratorin, Sekretärin, Art Director, Requisiten- und Locationscout, CEO, Assistentin, Bildbearbeiterin, Handarbeiterin, Studiomanagerin, gelegentliche Make-up Artistin und Stylistin, Produktionsmanagerin, Verkäuferin, Kommunikationsmanagerin, Grafikerin, Texterin und nicht zuletzt Fotografin. Fragst Du Dich, wie ich das alles meistere? Keine Ahnung :-)
Detaillierte, offene Kommunikation ist wichtig
Kommunizieren und nochmals darüber kommunizieren. Die besten Projekte entstehen, wenn alles vorab tausend mal besprochen und jedes Detail angeschaut wurde. Dies klingt nach viel Aufwand, ist es auch, aber zahlt sich im Endeffekt immer aus.
Mein Geschäft hat Öffnungszeiten
Feierabend! Laptop ausschalten und mit Freunden die Füsse hochhalten und die Freizeit geniessen. 19:35 es klingelt. Ein/e Kunde/in möchte wissen, wann er/sie die Bilder erwarten kann. Füsse wieder einklappen, sowie Laptop auf. Dies ist ein Beispiel, wie es mir vor einigen Jahren ging. Ich habe mir und dem Kunden keine Grenzen gesetzt. Dabei ist meine Zeit kostbar. Meine Arbeitszeiten sind manchmal fliessend, aber für den Kunden habe ich Geschäftszeiten. Ausserhalb beantworte ich keine Mails und nehme keine Telefonate entgegen. Nun bin ich viel entspannter, wenn ich nach erholter Pause wieder an die Arbeit gehe.
Du wirst zweifeln
Ja, und du wirst denken, dass du nicht für diesen Job gemacht bist. Du wirst vielleicht sogar denken, dass was andere über deine Arbeit sagen, stimmt. Aber glaub mir, die erfolgreichen und schönen Dinge werden dich wieder über die Wolken schweben lassen. Also Kopf hoch und weiter geht's .
Hilfe holen ist nicht schlimm
Meine Steuererklärung habe ich immer selber gemacht. Bis ich schlussendlich zugeben musste, dass ich dabei dem Staat mehr zahle, als wenn ich einen Treuhänder anheure, der mehr vom Formular 9 versteht als ich. Es spart mir nun so viel Zeit, Ärger und im Endeffekt auch Geld. Hilfe hole ich in vielen Bereichen. In der Grafik, mit den Texten, in der Buchhaltung, im IT-Bereich usw. Das spart mir Zeit und graue Haare.
Mach es, wie es DIR passt / Bleib dir treu
Es ist oft schwierig seinen eigenen Weg zu finden. Vor allem weil es heutzutage viele Vergleichsmöglichkeiten gibt. Beispielsweise mache ich nicht bei allen sozialen Kanälen mit. Nur denjenigen, die mir etwas nutzen oder Spass machen. Täglich posten ist nicht meins, sowie mein Gesicht vor die Kamera zu halten. Fotografisch versuche ich gerne einiges aus und habe weniger Angst was andere Fotografen von meiner Arbeit halten (naja, nicht immer :-)). Aber, ich habe viel Spass daran, so zu arbeiten, wie ich arbeite und Kunden/innen wollen mich für meine Arbeit buchen. Wenn sich etwas nicht gut für mich anfühlt, lasse ich lieber die Finger davon. Leichter gesagt als getan, ich weiss, aber es macht mich glücklicher und meine Arbeit besser.
Auch Freelancer dürfen faulenzen ;-)
Anfangs meiner Selbständigkeit versuchte ich oft meine Zeit mit viel Arbeit voll zu planen, um das Gefühl von Produktivität zu erlangen. Dadurch, dass ich mich beschäftigt fühlte, fühlte ich mich wichtig, als würde das ganze Schuften mir mehr Wert geben. Kommt vielleicht davon, dass ich oft das Gefühl habe, mich mit meinem “kleinen Freelancer Geschäft” mehr beweisen zu müssen. Nun, diese Einstellung führte eindeutig zu Stress und Überarbeitung. Ich muss noch heute darauf achten, mich nicht mit zu vielen Dingen zu überladen, meine Arbeit wertzuschätzen, den Prozess zu geniessen und meinen Humor zu bewahren. Ich kann stolz sein, wie weit ich gekommen bin und was ich alles erreicht habe. Es geht nicht um die Quantität meiner Arbeit sondern um die Qualität. Wenn diese Stimmt, darf ich auch mal chillen und die Freiheiten meiner Selbständigkeit geniessen :)
Nun hoffe ich, dass dir meine hart erlernten Lektionen auf irgend eine Weise dienlich sein können. Hast du Lust auf einen zweiten Teil? Dann lasse es mich ungeniert wissen. Ich habe noch einige Lektionen im Ärmel. Bei Fragen, stehe ich dir zur Verfügung und für Lektionen, die mir bevorstehen könnten, habe ich immer ein offenes Ohr.
Liebe Grüsse,
Rachel
