Things You Should Know Before Hiring a Photographer
Over the years, I’ve had the pleasure of working with many wonderful clients. But I’ve also noticed that the trickiest part of a new project often comes right at the beginning: communication.
Sometimes, projects start with little forethought or clarity, which makes things difficult—especially when ideas aren’t clearly communicated. And yet, your input as a client is incredibly valuable. I’m here to bring your vision to life, in a professional and honest way, but that only works if you take the time to communicate openly with me.
Understanding your business is essential to creating strong, tailored images. That’s why I ask a lot of questions. In fact, I’ve even developed a questionnaire I send to clients to get a better sense of their project and brand. Most other details are discussed by phone whenever possible.
Here are a few key topics I recommend thinking about before kicking off your next project:
WHAT IS THE GOAL OF THIS PROJECT?
This is one of the first questions I ask, and unfortunately, it often leads to vague answers. Sometimes, clients even expect me to define the goal for them. While I’m happy to help shape the concept, no one knows your customers better than you do. I usually ask questions like: Who is your target audience? What do you want these images to convey or achieve?
Defining a clear message or purpose helps immensely. Once I understand the intention behind the project, I can create a visual concept that’s tailored to your brand.
WHERE WILL THE IMAGES BE USED?
Once the purpose and audience are clear, it’s important to know where the images will be published. Will they appear in a book, on your website, in flyers, social media, or for private use? This helps me deliver images in the right format, size, and color profile for each intended platform.
BRAND GUIDELINES
I’m not a branding expert, but it’s helpful if you already have some visual guidelines in place, like a logo, color palette, or tagline. These details help me define the look and feel of your project. If you don’t have any brand guidelines, no problem—we can always look at similar companies to get a sense of what direction suits you (or doesn’t). Most important are your company’s values and the message you want to communicate.
WHEN IS THE DEADLINE?
Most clients know their deadlines. Just please don’t wait until the last minute to get in touch. It takes time to develop a concept, get approvals, make adjustments, and possibly source or build sets and props. There might be test shoots, location scouting, admin, and coordination with models or team members. After the shoot, editing can take days or even weeks—depending on the scope.
For my still life work, I typically need around 6–8 weeks after the quote is confirmed. This may vary depending on the project.
HOW MANY IMAGES DO YOU NEED?
I know this can be hard to define without knowing the cost, but I need a number to base my quote on. “Somewhere between 10 and 40 images” doesn’t help much. I recommend starting by defining the minimum number of images your company really needs. That gives us a solid foundation, and if the budget and timeline allow, we can always build from there.
BUDGET
The topic of budget is crucial to any successful project. A clear, honest discussion about costs ensures a solid foundation for collaboration.
In my questionnaire, I always ask clients about their budget. Often, that field gets left blank—understandably so. Some fear that disclosing a budget puts them in a weak negotiating position. But I’m not here to squeeze every last cent out of you. I simply want to be fairly compensated for my work. When I have a rough idea of your budget from the start, we can save a lot of back-and-forth (and frustration).
The reality is: many people have no idea what a photo shoot might cost. I’ve written about this before. That uncertainty often leads to lowball figures. Sometimes I can work with it; other times, I’ll suggest ways to scale the project down to fit your budget. I often explain why investing in professional, thoughtful, and custom-tailored photography can actually save your company money in the long run.
DO YOUR RESEARCH
It’s not uncommon for a client to reach out without knowing much about my work. Not long ago, I had a great phone call with a potential client. She had seen my website and was ready to book. A few days later, her business partner called with questions about my quote. As we spoke, it became clear he hadn’t looked at my work and didn’t really know what kind of images I create. I encouraged him to visit my website, and once he did, he quickly understood both the style and the pricing. We ended up having an open, honest conversation and concluded that I might not be the right fit for their project after all.
There’s a separate conversation to be had about whether photographers should stick to their style in client work—but in my case, the best projects are always those where the client appreciates my creative voice and books me because of it.
So: please take a few minutes to explore my portfolio before you pick up the phone. My website is both my business card and my reference point.
Armed with an understanding of the project and your business guidelines—as outlined above—you’ll get a strong sense of whether I’m the right photographer for you. And if you’re unsure, I’m always happy to help guide you toward the best solution.
This post is meant to help make that very first conversation with a photographer a little easier. Of course, I’m speaking from my own experience—other photographers may feel differently. But I think we can all agree that clear, honest communication is the key to a strong partnership and a successful outcome—one where both client and photographer walk away happy.
Looking forward to inspiring conversations and exciting collaborations!
Warmly,
Rachel
Dinge, die du wissen solltest, bevor du eine/n Fotograf*in buchst
Es gibt viele wunderbare Kunden, mit denen wir Fotografinnen und Fotografen arbeiten dürfen. Aber über die Jahre - kaum zu glauben, dass es bei mir bereits sieben sind - habe ich bemerkt, dass die schwierigste Phase eines neuen Projekts, die anfängliche Kommunikation sein kann. Ich merke oft, dass zu wenig Gedanken zum Projekt gemacht werden. Es wird schwierig, wenn Ideen nicht richtig kommuniziert werden. Inputs des Kunden oder der Kundin sind aber sehr wichtig. Ich bin hier, um deine Wünsche zu realisieren und dies auf eine ehrliche und professionelle Art und Weise. Dies geht nur wenn der Kunde oder die Kundin sich Zeit nimmt und die Kommunikation stimmt.
Es ist elementar, dass ich ein Unternehmen verstehe. Dazu stelle ich tausend Fragen. Mittlerweile habe ich sogar einen Fragebogen erstellt, welches ich den Kundinnen und Kunden sende. Ich erhalte somit ein Gefühl für das Projekt und das Unternehmen. Alles weitere wird, wenn möglich, per Telefon diskutiert.
Hier einige Ratschläge, die vor einem Projekt besprochen werden sollen.
WAS IST DAS ZIEL DES PROJEKTS?
Allzu oft erhalte ich bei dieser Frage vage antworten. Einige Kunden stellen mir dies sogar als Aufgabe. Gerne greife ich der Kundin oder dem Kunden unter die Arme, aber das Unternehmen kennt seine Kundschaft am besten. Fragen, die ich für gewöhnlich stelle, sind: Wer ist die Zielkundschaft? Was soll mit den Bildern übermittelt oder erzielt werden? Es ist immens hilfreich eine Botschaft für das Projekt zu definieren. Dies kann ich dann nutzen, um ein geeignetes und individuelles Konzept für das Unternehmen zu erstellen.
WO WERDEN DIE BILDER GENUTZT?
Sobald klar ist, wofür die Fotografien verwendet werden und wer das Zielpublikum ist, geht es darum herauszufinden, wo die Fotos genutzt werden sollen. Werden die Bilder in einem Buch genutzt, auf der Webseite, für Flyer, die sozialen Medien oder Privat? Wenn ich weiss, wo die Bilder genutzt werden, kann ich darauf achten, dass sie den perfekten Zuschnitt, Grösse, Farbabgleich usw. für dieses bestimmte Medium haben.
MARKENRICHTLINIEN
Ich bin keine Expertin in Branding. Für mich ist es von Vorteil, wenn gewisse Markenrichtlinien vorhanden sind. Dies kann das Logo, Farben, Slogan usw. sein. Diese Merkmale können mir helfen, ein Aussehen für das Projekt zu definieren. Wenn keine Richtlinien vorhanden sind, ist das kein Problem. Es können ähnliche Unternehmen recherchiert werden, um herauszufinden in welche Richtung es gehen soll (oder eben nicht). Das wichtigste sind die Werte und die Botschaft eines Unternehmens.
WANN IST DIE DEADLINE?
Meistens wissen Kunden genau, wann ihre Deadline ist. Bitte geht frühzeitig auf die Fotografin oder den Fotografen zu. Es braucht Zeit, um Konzepte zu erstellen, sie absegnen zu lassen und allfällige Änderungen zu machen. Allenfalls müssen auch Sets und Requisiten organisiert oder erstellt werden. Testshootings, Location Suche, Administration und die Organisation von Team und Models. Nach dem Fotoshooting kann es Tage und sogar Wochen dauern, um die Bilder zu bearbeiten. Und natürlich hat die Fotografin oder der Fotograf andere Projekte am Laufen, die Zeit erfordern. Für meine Arbeiten im Bereich Still Life Fotografie benötige ich im Schnitt ca. 6-8 Wochen, nachdem die Preisofferte bestätigt wurde. Dies kann natürlich je nach Projekt variieren.
WIE VIELE BILDER WERDEN BENÖTIGT?
Ich verstehe, dass es schwierig ist eine Anzahl an Bilder zu definieren, wenn die Kosten nicht bekannt sind. Ich muss aber meine Offerte auf etwas basieren können und eine Angabe von 10 bis 40 Bildern hilft mir nicht. Eine gute Überlegung ist das Minimum von Bildern als Erstes zu definieren. Was benötigt die Firma auf alle Fälle. Dort fangen wir an und schauen, ob wir noch mehr realisieren können.
BUDGET
Das Thema Budget ist fundamental, um ein erfolgreiches Projekt umzusetzen. Nur wenn mit dem Kunden offen über Aufwände und Kosten gesprochen werden kann, steht die Zusammenarbeit auf einer soliden Basis.
In meinem Fragebogen für Firmen erkundige ich mich nach dem Budget. Unternehmen lassen dieses Feld gerne aus. Es wird wohl befürchtet mit der Angabe eines Budgets in eine schlechte Verhandlungsposition zu kommen. Es ist nicht meine Absicht den Kunden, um jeden Franken auszuquetschen, sondern fair für meine Aufwände bezahlt zu werden. Wenn von Anfang an eine Grössenordnung bekannt ist, spart man sich viel Arbeit und Ärger. Die Realität ist, dass viele nicht wissen, was ein Fotoshooting kosten könnte. Dazu habe ich bereits meinen Senf verstrichen. Diese Ahnungslosigkeit führt dazu, dass eher kleine Summen im Fragebogen stehen. Manchmal kann ich damit arbeiten und manchmal muss ich mit dem Unternehmen schauen, ob wir den Aufwand reduzieren können. Ich erkläre oft warum eine Investition in professionelle, durchdachte und auf das Unternehmen zugeschnittene Bilder, dem Kunden schlussendlich Geld sparen wird.
RECHERCHE
Es kommt bei mir des Öfteren vor, dass ein Kunde mich bucht, ohne zu wissen, was ich überhaupt mache und wie meine Arbeit aussieht. Letztens hatte ich eine Anfrage eines Unternehmens für ein Fotoprojekt. Ich hatte ein angenehmes Gespräch mit der potentiellen Kundin am Telefon. Sie hat meine Webseite angeschaut und wollte mich buchen. Einige Tage später meldete sich ihr Geschäftspartner mit einigen Fragen zu meiner Offerte. Im Gespräch stellte sich heraus, dass er meine Arbeiten nicht kannte und somit nicht wusste, was ich überhaupt für Bilder mache. Als ich ihn aufforderte meine Webseite zu betrachten, verstand er schnell, was er von mir erwarten kann und die Kalkulation meiner Offerte. Wir hatten ein aufschlussreiches und ehrliches Gespräch und kamen zum Schluss, dass ich womöglich nicht zu ihrem Projekt passen würde.
Ob ein Fotograf seinen Stil bei einem bezahlten Fotoshooting zeigen soll oder darf, ist eine andere Diskussion und kommt auf das Projekt und die Arbeit des jeweiligen Fotografen oder der jeweiligen Fotografin an. Ich persönlich finde die schönsten Aufträge diejenigen, bei denen der Kunde meinen Stil, meine bisherigen Arbeiten und meine Kreativität schätzt und mich deswegen engagieren möchte.
Ich finde es wichtig, dass ein Kunde seine Recherchen über mich gemacht hat, bevor sie oder er zum Telefon greift. Dafür ist die Webseite optimal. Sie ist meine Visitenkarte und Portfolio zugleich.
Mit dem Wissen über das Projekt und den Unternehmensrichtlinien, welche ich in den vorherigen Punkten erwähnt habe, ist es möglich ein Gespür zu erhalten, ob eine Fotografin oder ein Fotograf zu deinem Unternehmen passt, oder eben nicht. Falls trotzdem eine Unsicherheit besteht, stehen wir Fotografinnen und Fotografen dir gerne zur Verfügung, um die bestmögliche Option für dich zu finden.
Dieser Beitrag soll helfen, die Erste Kommunikation mit einer Fotografin oder einem Fotografen zu vereinfachen. Natürlich spreche ich aus meiner eigenen Erfahrung. Vielleicht sehen dies die Berufskollegen und Berufskolleginnen etwas anders. Wo wir uns aber sicherlich einig sind, ist, dass eine klare und ehrliche Kommunikation in 9 von 10 Fällen zu einer verständnisvollen und ehrlichen Zusammenarbeit, sowie zu einem wunderbaren Ergebnis verhilft, wo Kunde und Fotografin zufrieden sind.
Ich freue mich schon jetzt auf inspirierende Gespräche und schöne Zusammenarbeiten.
Salut,
Rachel
