Cold Outreach
In my last post about marketing, I mentioned that I do cold outreach.
The meaning of warm and cold outreach:
When acquiring new clients, we differentiate between warm outreach and cold outreach. Warm outreach means deepening a relationship with an existing contact. Cold outreach means contacting a potential client for the first time without any prior connection.
Some of you, dear readers, asked me how I approach cold outreach. I’m happy to share my experience here:
I find cold outreach one of the most time-consuming and exhausting sales methods. But so far, it’s always helped me find my best clients. Hard work can pay off! How else would companies notice me?
Here’s my step-by-step process:
Research
Sounds easy, but takes a long time. I look for potential clients I can identify with. Companies that fit my style or simply seem like fun collaborators.
Most often, I find companies on Instagram. I save profiles directly into a folder there. When I find a good match, Instagram conveniently suggests similar companies.
Interaction
Next, I interact with the company on social media. I follow them and show interest by liking and commenting. Sometimes this already gets me noticed, sometimes not. I try to stay consistent for a few weeks. For big companies, I might skip this step since a few likes probably go unnoticed.
Finding contacts
Now it’s about finding a contact person—ideally the marketing manager. I try to find their email on LinkedIn, but often I can’t. Then I send an email to the general company address, briefly explaining who I am and what I do, and asking for the marketing manager’s email.
If I don’t get a reply within two weeks, I will follow up once more. If I really want to work with this company, I might try another email address or reach out via Instagram or LinkedIn—but only very rarely.
First contact
As soon as I get the marketing email, I write a message tailored to the company. It shouldn’t be too long, but well thought out. I explain again what I do. Not just that I’m a photographer, but a product and still life photographer whose goal is to create unique, impactful, and eye-catching images that highlight the company. Something like that.
I may share rough ideas or simply say I’d love to collaborate because...
Then I mention they can schedule a “short” call with me, since marketing teams are always busy—to discuss ideas in more detail.
The big wait
Then I wait two weeks. If they want to talk, yay! Congratulations! That’s a big step. If I still get no reply, I follow up once more, politely. But I only follow up once, I don’t want to be a pest.
If after the second try there’s still no answer, I decide whether to try again in a few months or just let it go.
Sometimes the marketing team is super busy but saves my contact anyway without replying. Then a year later they might reach out or respond to my renewed attempt.
Patience is key in this game! :-)
I try to do outreach weekly as much as possible. Friday is always my outreach day.
To keep everything organized, I use Hubspot as my CRM (Customer Relationship Management). There I store client info and email threads, and set reminders for follow-ups.
Do you do cold outreach yourself? Any tips for me? I’m sure I have a lot to learn here and look forward to your comments.
See you soon,
Rachel
Kaltaquise
In meinem letzten Beitrag über Marketing, habe ich erwähnt, dass ich Kaltakquise betreibe.
Bedeutung von Warm- und Kaltakquise:
Bei der Neukundengewinnung wird zwischen der Kaltakquise und der Warmakquise unterschieden. Von einer Warmakquise spricht man, wenn ein bereits bestehender Kontakt bei der Kundschaft vertieft wird. Unter Kaltakquise versteht man die erste Ansprache eines Kunden ohne vorherigen Kontakt.
Einige von euch, liebe Lesenden, haben mich gefragt, wie ich meine Kaltakquise angehe. Meine Erfahrungen teile ich hier gerne mit euch:
Ich finde die Kaltakquise eine der zeitintensivsten und anstrengendsten Verkaufsmethoden. Bis anhin habe ich aber damit immer meine besten Kunden gefunden. Die harte Arbeit kann sich also auszahlen. Wie sonst sollen Unternehmen auf mich aufmerksam werden?
Hier mein Prozess Schritt für Schritt:
Recherche
Klingt einfach, dauert aber echt lange. Ich suche potentielle Kundschaft, mit der ich mich identifizieren kann und zu der mein Stil gut passen würde oder einfach weil mir eine Zusammenarbeit Spass machen würde.
Meistens finde ich Unternehmen auf Instagram. Hier kann ich das Profil in einem Ordner direkt speichern. Wenn ich ein passendes Unternehmen finde, zeigt mir Insta praktischerweise weitere ähnliche Unternehmen an.
Interaktion
Nun interagiere ich mit dem Unternehmen auf Social Media. Ich folge Ihnen und zeige mein Interesse in Form von Likes und Kommentaren. Je nachdem kann dies bereits eine erste Aufmerksamkeit erzielen, manchmal auch nicht. Ich versuche hier auch wirklich einige Wochen dran zu bleiben. Je nach Unternehmen lasse ich diesen Schritt auch mal weg. Eine riesige Bude wird es kaum bemerken, wenn du ein paar Likes gibst. :-D
Kontaktsuche
Jetzt geht es darum einen Kontakt zu finden. Am liebsten die Adresse der Marketingleiter:in. Am besten ist es die Emailadresse über Linkedin zu finden, oft finde ich die passende Adresse aber nicht. Dann starte ich mit einer Mail and die allgemeine Mailadresse. Hier erkläre ich in zwei kurzen Sätzen, wer ich bin und was ich genau mache und frage dann nach der Mailadresse der Marketingleiter:in.
Wenn ich innerhalb von 2 Wochen keine Antwort erhalte, hake ich nochmals nach. Allenfalls versuche ich es bei einer anderen Email Adresse. Wenn ich wirklich und unbedingt mit diesem Unternehmen arbeiten möchte, hake ich auf Instagram oder Linkedin nach. Aber dies wirklich nur in seltenen Fällen.
Der erste Kontakt
Sobald ich eine Email Adresse der Marketing Abteilung erhalte, schreibe ich eine Nachricht, die auf das Unternehmen zugeschnitten ist. Diese sollte nicht all zu lang sein, dafür durchdacht. Nochmals erkläre ich, was ich genau tue - also nicht nur dass ich Fotografin bin, sondern Produkt- und Still Life Fotografin, deren Ziel es ist, einzigartige, wirkungsvolle und auffällige Fotografien zu erstellen, die das Unternehmen hervorheben. So in etwa.
Dazu teile ich allenfalls grobe Ideen oder lasse Sie ganz einfach wissen, dass ich gerne mit Ihnen zusammenarbeiten würde weil,…..
Dann erkläre ich, dass sie mit mir einen "kurzen" Anruf - die Marketingabteilung ist immer im Schuss - vereinbaren können, um meine Ideen zu vertiefen.
Das grosse Warten
Nun warte ich 2 Wochen. Falls Sie daran interessiert sind mit mir zu telefonieren, yiiepiie! Gratuliere! Das ist schon mal ein grosser Schritt. Erhalte ich immer noch keine Antwort? Dann hake ich nochmals freundlich nach. Nachhaken tue ich aber nur einmal, denn auf die Nerven gehen möchte ich dann doch nicht. Falls ich beim zweiten Mal trotzdem keine Antwort erhalte, entscheide ich, ob ich es einige Monate später nochmals versuche oder doch einfach sein lasse.
Es ist mir auch schon passiert, dass die Marketingabteilung gerade sehr viel um die Ohren hat, mich aber trotzdem gespeichert hat, ohne mir auf meine Emails zu antworten. Dann kommt 1 Jahr später mal eine Anfrage oder sie melden sich bei meinem erneuten Versuch doch noch.
Geduld ist das A und O in diesem Spiel :-)
Ich versuche, so gut es geht, wöchentlich zu akquirieren. Freitag ist immer mein Akqui-Tag. :-D
Um alles im Griff zu haben, nutze ich Hubspot als mein CRM (Customer Relation Management). Hier ist meine Kundschaft abgespeichert und die Emailverläufe. Dazu kann ich mir Termine setzen, wann ich nochmals bei einem Unternehmen nachhaken soll.
Bertreibst Du selbst auch Kalt-Akquise und hast Tipps für mich? Ich bin sicher, dass ich hier noch viel lernen kann und freue mich auf Deine Kommentare.
Bis bald,
Rachel
