Getting ready for the holidays
I’ve been on the road for over a month now, and there are still a few weeks to go. My partner and I set off in our camper van, Karl, with just a few essentials and a lot of excitement. Our plan: three months of flexibility and exploration, heading north to discover a bit more of Europe.
This trip has been in the making for several years, so when it finally became real, we were thrilled. But, of course, a long break like this doesn’t happen without a fair bit of preparation.
Since I truly love my work and had the chance to complete some wonderful projects before leaving, I was honestly a little nervous about losing momentum with clients during my time away. That’s why we planned our trip for the quieter summer months and made sure I wrapped up everything before we left. I also prepped some content (mainly marketing-related) for during and after the trip.
It was a hectic time leading up to our departure, but now I’m fully enjoying the break. Curious what I did to prepare? Here’s a look at my personal checklist:
1. Set a date
This one’s especially for the freelancers out there. When new projects come in, it’s easy to postpone (or completely forget) to take time off. Setting a firm holiday date made it much easier to plan everything else. I also let all my clients know early on when I’d be away and by when projects needed to be completed. I even added a little note to my email signature as a reminder. That way, everyone could plan around my absence.
2. Wrap up projects
There’s no better feeling than lying on a beach or wandering through a new city knowing your to-do list is cleared. I made sure to only take on projects I could realistically finish before we left – with enough buffer time to handle them properly. I also turned down a few jobs I knew I wouldn’t be able to complete with the quality I expect of myself.
3. Pause client outreach
About 4–8 weeks before the trip, I stopped all active outreach. A great feeling, honestly, since cold outreach isn’t my favorite part of the job anyway. Plus, it doesn’t make much sense to attract new clients when you're about to disappear for months. For shorter holidays, I’ll simply mention to potential clients that I’ll be away soon.
4. Set up an out-of-office reply
One of my favorite pre-holiday tasks! A good auto-reply keeps things clear: I let people know I’m away, when I’ll be back, and who to contact in case of urgency. It’s a small step that helps manage expectations.
5. Prepare marketing in advance
Next to outreach, marketing takes the most time for me. I tried to prep and automate as much as I could before the trip, so I wouldn’t have to think about it while I’m away. I use a few handy tools to help, maybe I’ll share those in another post sometime.
6. Pay your bills
Been there, done that: left a pile of bills before a trip, forgot about them, and came home to a stack of reminders. Not the end of the world, but these days I try to pay everything in advance. While traveling, I check my inbox for new invoices about once a week. Luckily, almost everything is digital. For this trip, I even set up mail forwarding, so I get alerts if anything arrives that needs my attention.
7. Get ahead where you can
To avoid returning to a mountain of work, I try to get ahead before I leave. That way, I can ease back into things rather than jumping into chaos. We’ll see how well that worked once the three months are over. :)
I hope you’re having a lovely, relaxing summer. I’ll be back by early September at the latest.
Take care,
Rachel
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Wie ich mich auf die Ferien vorbereite
Nun bin ich bereits seit über einem Monat unterwegs und habe noch einige Wochen vor mir. Mit einem Camper-Van namens Karl und wenig Gepäck fuhren mein Freund und ich Richtung Norden für unglaubliche drei Monate. Unser Ziel: Flexibilität und etwas von Europa kennen lernen.
Die Reise ist seit einigen Jahren in der Planung und wir freuten uns, als wir uns endlich in die weite Welt begeben konnten. Dazu erforderte es aber auch einiges an Vorbereitung.
Da ich meine Arbeit liebe und vor der Abreise wunderbare Projekte realisieren durfte, hatte ich etwas Angst in dieser Zeit Kundschaft zu verlieren. Bewusst haben wir die drei Reisemonate mitten in den Sommer platziert, da dies die ruhigeren Arbeitsmonate sind. Ich setzte auch viel daran, vor der Abreise alles abzuschliessen und einiges an Arbeit (vor allem Marketing) für während und nach der Reise bereit zu halten.
Es waren einige hektische Monate davor, aber nun kann ich meine Auszeit richtig geniessen. Wenn es dich interessiert, was ich alles vor Abreise erledigte, hier meine To-Do Liste:
1.Ein Datum bestimmen
Dies gilt vor allem für uns Freelancer. Sobald Arbeit auftaucht, vergessen wir gerne mal den wohlverdienten Urlaub oder schieben ihn auf unbestimmte Zeit hinaus. Es ist wichtig ein Feriendatum zu setzen und dieses dann auch einzuhalten. Somit konnte ich alles viel einfacher planen und auch meinen Kunden Bescheid geben, bis wann ich erreichbar sein werde und bis wann Projekte spätestens beendet werden müssen. Ich erstelle in meinen Emails meist eine Signatur, wo ich darüber informiere, von wann bis wann ich in den Ferien bin. Dadurch wird der Kunde regelmässig daran erinnert und kann meine Abwesenheit einplanen.
2.Projekte abschliessen
Es gibt kein besseres Gefühl, als wenn du am Strand liegst oder in einer fremden Stadt schlenderst und weisst, dass all deine Projekte abgeschlossen sind. Wichtig für mich war, vor der Reise zeitlich realistische Projekte anzunehmen, welche ich sauber vor der Reise abschliessen konnte. Wichtig ist dabei genügend Zeit einzuplanen. Ich musste gewisse Aufträge ablehnen, da mir klar war, dass ich diese vor der Reise nicht mit der nötigen Sorgfalt würde fertigstellen können..
3.Aquise einstellen
4-8 Wochen vor Abreise stellte ich meine Aquise ein. Ein gutes Gefühl, da sie keine meiner liebsten Beschäftigungen ist. Aber es macht ja auch keinen Sinn, neue Kunden zu gewinnen, wenn ich danach gleich für mehrere Monate weg bin. Bei wenigen Wochen Absenz erwähne ich einfach den potentiellen Kunden/innen, dass ich bald in die Ferien düse.
4.Abwesenheitsnotiz
Dies gehört zu meinen liebsten To-Do's vor den Ferien. Mit einer Abwesenheitsnotiz wird jemand sofort darüber informiert, dass ich meine Ferien geniesse und seine/ihre Mail erst nach den Ferien bearbeitet wird. In der Notiz informiere ich über die Dauer meiner Abwesenheit und wer meine Stellvertretung in dringenden Fällen ist.
5.Marketing
Das zeitintensivste für mich, nebst der Aquise, ist das Marketing. Ich habe versucht so gut es ging, alles so vorzubereiten und zu automatisieren, damit ich während den Ferien wenig dafür tun muss. Dabei helfen mir Tools, dich ich dir vielleicht ein andermal zeigen werde.
6.Rechnungen
Ich hatte den Fehler auch schon gemacht, alle meine Rechnungen vor den Ferien in eine Ecke zu knallen und sie dann zu vergessen. Bei meiner Rückkehr stand ich vor einigen Mahnungen. Ist zwar nicht allzu schlimm gewesen, jedoch zahle ich meine Rechnungen nun so gut es geht im Voraus. Während den Ferien schaue ich vielleicht ein Mal pro Woche, ob mal wieder eine Rechnung reingeflattert ist. Zum Glück ist alles digital. Während dieser Reise habe ich aber auch meine Post umleiten lassen und erhalte Updates, falls irgend eine Brief angekommen ist, der meine Aufmerksamkeit benötigt.
7.Arbeit im Voraus
Um bei meiner Rückkehr nicht gleich ins kalte Wasser springen, um gefühlte tausend Dinge erledigen zu müssen, die während meiner Absenz liegengeblieben sind, arbeite ich so gut es geht vor. Somit kann ich nach den Ferien etwas lässiger in den Alltag starten. Wie es nach den 3 Monaten aussehen wird, wird sich noch zeigen :-)
Ich wünsche dir nun eine schöne und erholsame restliche Sommerzeit. Ich bin spätestens Anfangs September wieder zurück.
Adiö!
Rachel
