How To Say NO And Turn Down Work

When I started working freelance seven years ago, I said yes to pretty much everything. And I mean everything, even things that weren’t technically part of my service offering. I photographed weddings, hospital visits, and private homes. I scanned old prints and edited videos. I did a bit of this and a bit of that. It never even occurred to me to say no to a job.

A few years later, I read a book about the business side of freelancing. One part stuck with me: it said that when you say yes to everything, you’re actually saying no to something else. At first, I found that idea a bit absurd. But something about it fascinated me. The thought of turning down jobs that didn’t feel right.

So I tried it. I started saying no to projects that didn’t sit well with me – where my gut instinct told me the collaboration wouldn’t be a good fit, or the assignment simply didn’t appeal to me. I also declined jobs that weren’t fairly compensated.

At first, saying no to paid work felt counterintuitive. We’re taught to take on as many clients as possible in order to grow our business and earn a living. But I’ve come to realize that saying no has its benefits:

• Being selective helps me build a portfolio that attracts the kind of clients I actually want to work with.

• It gives me more time to focus on existing clients and support them with care – which leads to happier clients who are more likely to recommend me.

• And most importantly, I enjoy my work so much more.

So how do I decide what to say no to?
It’s actually pretty simple. I use the 2-out-of-3 rule:

If a project meets two out of these three criteria, I usually say yes:

1. Budget
The fee covers my time and effort fairly. I’ve learned not to undervalue my work and to stand by my rates.

2. The Project Itself
The assignment excites me, helps me grow, or fits beautifully into my portfolio. In short: love at first project. :)

3. The Client
Of course, no one wants to work with someone who’s rude or disrespectful. But beyond that, I listen to my intuition. If the client is kind, respectful, communicative, and invested in the collaboration (without micro-managing every detail), then it’s a yes from me.

When two of those three are in place, I usually go for it. But first, I try to gather as much information as possible about the project.

I also say no when I know I don’t have the skills or resources for the job. While every project teaches me something new, I know myself and my limits well enough to be realistic. It’s much better to be honest upfront than to take on a job and risk not meeting expectations.

I also decline projects that I simply don’t have time for. I want to work at a pace that allows for quality and care, without rushing.

In the end, I trust my instincts. If something doesn’t feel right or doesn’t align with the kind of work I want to be doing, I say no – kindly, but confidently.

Saying no can feel scary at first. But the more I practice it, the more I see how it creates space for the kind of projects I do want. In the long run, it’s so worth it.

What about you? Have you had similar experiences? I’d love to hear your thoughts.

See you soon,
Rachel

---

Nein sagen und Projekte ablehnen

Als ich mich vor sieben Jahren selbständig machte, nahm ich wirklich jedes erdenkliche Engagement an. Sogar Dinge, die nicht unbedingt in meinem Angebotskatalog waren. Ich fotografierte an Hochzeiten, in Spitälern, bei Personen Zuhause, ich scannte Bilder ein und schnitt Filme zusammen. Ich machte dies und das. Es wäre mir nie in den Sinn gekommen einen Auftrag abzulehnen.

Vor einigen Jahren las ich ein Buch über die Business-Seite des Freelancing. Darin wurde erklärt, dass wenn du zu allem ja sagst, du gleichzeitig auch nein zu anderen Dingen sagst. Ich fand das ziemlich absurd. Andererseits faszinierte mich der Gedanke, Aufträge, die mir nicht passend schienen, ablehnen zu können.

Also probierte ich es aus. Ich probierte es bei Anfragen, bei denen mir meine Intuition sagte, dass dies keine passende Zusammenarbeit sein würde oder mir der Auftrag einfach nicht zusagte. Ich habe auch Aufträge abgelehnt, wo die Entlöhnung mir nicht ausreichend schien.

Es mag kontraintuitiv erscheinen bezahlte Projekte abzulehnen, wenn man davon ausgeht so viele Kunden wie möglich annehmen zu müssen um Geld zu verdienen und sein Geschäft auf- und auszubauen. Jedoch erkenne ich jetzt, dass nein sagen, seine Vorteile hat:

·       Selektiv zu sein bei dem was ich annehme, hilft mir ein Portfolio aufzubauen, welches vermehrt diejenigen Kunden anzieht, für die ich arbeiten möchte.

·       Es gibt mir mehr Zeit mich auf meine Kunden zu konzentrieren und sie fachgerecht zu beraten und zu bedienen. Dies wiederum führt zu glücklicheren Kunden, die meine Arbeit gerne weiterempfehlen.

·       Ich habe viel mehr Spass an meiner Arbeit.

Wie weiss ich, was ich ablehnen möchte?
Ziemlich einfach. Hier kommt die 2-von-3-Regel ins Spiel.

Wenn 2 von diesen 3 Faktoren bei einem Projekt gegeben sind, nehme ich den Auftrag an.

Faktor 1 - Budget/Finanzierung
Wenn Kosten- und Zeitaufwand gut gedeckt sind. Dabei ist wichtig meine Arbeit nicht abzuwerten und zu meinen Preisen zu stehen.

Faktor 2 - Das Projekt
Wenn das angeforderte Projekt etwas ist, das mich weiterbringt, in mein Portfolio passt oder ich es einfach unbedingt machen möchte. Sozusagen Projektliebe auf den ersten Blick. :-)

Faktor 3 - Kunde/in
Natürlich sollte niemand mit jemanden zusammen arbeiten, der/die herablassend und unfreundlich ist. Aber es gibt Nuancen, wo dein Instinkt dir gleich mitteilt, ob die Zusammenarbeit Spass machen wird oder einfach okay sein wird. Für mich ist es ein “Ja, gerne”, wenn der/die Kunde/in freundlich ist, mich und meine Arbeit respektiert und eine angenehme und kommunikative Zusammenarbeit gegeben ist. Dabei ist mir persönlich wichtig, dass nicht nur die Kommunikation stimmt, sondern der/die Kunde/in auch schnell reagiert, sich in das Projekt einbindet, aber nicht jedes kleinste Detail mikro-managt.

Wenn 2 dieser 3 Dinge stimmen, dann ergreife ich die Chance und nehme das Engagement an. Grundsätzlich sollte vorab so viel wie möglich über den Auftrag in Erfahrung gebracht werden.

Ich finde es wichtig zu sagen, dass ich auch Aufträge ablehne, wenn mir die Fähigkeiten oder Ressourcen fehlen. Obwohl ich bei jedem Job etwas Neues lerne, kenne ich mich und meine Fähigkeiten gut genug um zu wissen, was realistisch ist. Es schadet mir mehr, wenn ich einen Job annehme und die Erwartungen des Kunden nicht erfüllen kann, als wenn ich ihm bereits im Vorfeld erkläre, aus welchem Grund ich die Anfrage nicht annehmen kann.

Zusätzlich lehne ich Aufträge ab, die ich zeitlich nicht realisierbar sind. Ich möchte mir für den Kunden Zeit nehmen und die Arbeit mit wenig Hast erfüllen können.

Letztendlich vertraue ich meinem Instinkt. Wenn sich etwas nicht gut anfühlt oder ich merke, dass ein Projekt nicht zu mir passt, dann sage ich freundlich, aber mit vollem Selbstvertrauen "Nein, danke!". Es kann beängstigend sein Arbeit abzulehnen, aber wenn ich die Kunst des Nein-Sagens übe, lasse ich Raum für diejenige Aufträge, die ich wirklich machen möchte. Auf lange Sicht profitiere ich also mehr davon.

Was sind deine Erfahrungen? Bist du gleicher Meinung?

Bis bald,

Rachel