Work Overload
Sometimes I have almost no projects, and then suddenly way too many. I quickly feel stressed when the workload piles up. The following rules help me handle these situations better.
Minimize Projects
By this, I don’t mean cancel projects but only take on those that are truly rewarding for me. I’ve written about this before. Saying “no” to some things helps me avoid a lot of stress that’s neither financially nor mentally worth it.
Project Planning
I borrowed this method from a graphic designer who uses a board with cards for each project phase. I created my own digital project plan in the app “Notion,” where I organize my agendas and lists. Each phase has a title showing whether I’m waiting for client feedback or need to create something myself. I move the project from phase to phase and always know exactly where I stand with each client. This is especially helpful when juggling multiple projects at once. When several projects are in the same phase, I group them and tackle them all at once.
Set Priorities
I tend to spend time on tasks that are quick or fun—which unfortunately often leads to procrastinating on important things. :-) I prioritize based on which tasks help me achieve my most important business goals. Especially in stressful times, I have to force myself to pause and look at the big picture from the outside. This way, I can recognize which tasks truly matter for reaching my goals and prioritize accordingly.
Set Boundaries
Once my priorities are clear, it’s important to set boundaries for myself. This includes defining fixed working hours and sticking to them as much as possible. ;-)
Client Management Without Self-Sacrifice
It’s important to consider clients’ needs without overloading myself. If a client sets an unrealistic deadline, it’s okay to say “no” or suggest longer timelines. Clear communication about prices, deadlines, and project scope creates transparency and prevents misunderstandings. I only answer emails during work hours and consciously take time off on weekends. This helps me maintain a healthy balance while staying reliable.
These are some of the rules I stick to as best I can when things get hectic. Do you have any other tips?
See you soon,
Rachel
Zu viel Arbeit
Manchmal habe ich fast keine Projekte und dann plötzlich viel zu viele. Ich fühle mich schnell gestresst, wenn ich zu viel Arbeit habe. Mit den folgenden Regeln gelingt es mir, besser mit solchen Situationen umzugehen.
Projekte minimieren
Damit meine ich nicht, Projekte abzusagen, sondern nur diejenigen anzunehmen, die für mich wirklich lohnend sind. Darüber habe ich auch schon einen Beitrag geschrieben. Wenn ich nicht zu allem „Ja“ sage, kann ich eine Menge Stress vermeiden, der sich sowohl finanziell als auch mental nicht auszahlt.
Projektplan
Diese Methode habe ich von einer Grafikerin übernommen. Sie nutzt ein Board, auf dem sie Karten für jede Phase eines Projekts anlegt. Ich habe meinen eigenen digitalen Projektplan in der App „Notion“ erstellt, wo ich meine Agenden und Listen organisiere. Jede Phase im Projekt hat einen Titel, der entweder zeigt, dass ich auf Feedback vom Kunden warte oder dass ich selbst etwas erstellen muss. Ich schiebe das Projekt von Phase zu Phase und weiß genau, wo ich mit der Kundschaft stehe. Besonders hilfreich ist das, wenn ich mehrere Projekte gleichzeitig am Laufen habe. Wenn in einer Phase mehrere Projekte anstehen, kann ich sie bündeln und in einem Zug abarbeiten.
Prioritäten setzen
Ich verbringe meine Zeit lieber mit Aufgaben, die schnell erledigt sind oder die mir Spaß machen – was leider oft dazu führt, dass ich wichtige Dinge aufschiebe. :-)
Meine Prioritäten richte ich danach aus, welche Aufgaben mir helfen, die wichtigsten unternehmerischen Ziele zu erreichen. Gerade in stressigen Zeiten muss ich mich manchmal zwingen, innezuhalten und das Gesamtbild von außen zu betrachten. So kann ich erkennen, welche Aufgaben für die Erreichung meiner Ziele wichtig sind und entsprechend priorisieren.
Grenzen setzen
Sobald die Prioritäten feststehen, ist es wichtig, mir selbst Grenzen zu setzen. Dazu gehört, feste Arbeitszeiten zu definieren und mich so gut wie möglich daran zu halten. ;-)
Kundenmanagement ohne Selbstaufopferung
Es ist wichtig, die Bedürfnisse der Kunden zu berücksichtigen, ohne sich selbst zu überfordern. Wenn die Kundschaft eine unrealistische Deadline setzt, darf man ruhig „Nein“ sagen oder längere Fristen vorschlagen. Klare Kommunikation über Preise, Deadlines und Projektumfang schafft Transparenz und schützt vor Missverständnissen. Ich antworte auf E-Mails nur während der Arbeitszeiten und nehme mir am Wochenende bewusst eine Auszeit. So sorge ich für einen gesunden Ausgleich und bleibe dennoch zuverlässig.
Das sind einige meiner Regeln, an die ich mich so gut wie möglich halte, wenn es brenzlig wird. Hast du noch weitere Tipps?
Bis bald,
Rachel